Cómo los periodistas pueden usar Excel para organizar datos para historias

Cada vez más, los reporteros recurren a Microsoft Excel, o programas de hojas de cálculo similares como Números de Apple — para avanzar en sus informes. Están utilizando hojas de cálculo para realizar un seguimiento de los presupuestos de la ciudad, las estadísticas de béisbol, las finanzas de las campañas y los datos de los hospitales.

Si aún no está utilizando hojas de cálculo, es difícil saber por dónde empezar. En este artículo, ofreceré una guía para los periodistas que quieran usar Excel pero que tengan poca experiencia con él.

fórmulas simples

Los programas de hojas de cálculo se configuran como tablas de celdas, dispuestas en columnas verticales (a cada una se le asigna una letra) y filas horizontales (a cada una se le asigna un número). La intersección de cualquier columna y fila es una celda. Entonces, la columna A y la fila 1 dan como resultado la celda A1.

Uno de los mayores beneficios de una hoja de cálculo es la capacidad de combinar celdas para crear nuevos datos. Logramos esto a través de fórmulas.

Digamos que la celda A1 tiene el valor de 6 y la celda B1 tiene el valor de 2. Podemos realizar operaciones matemáticas en estas celdas. En la celda C1, podemos escribir un signo igual (esto le dice a la celda que estamos escribiendo una fórmula) y luego seleccionar la celda A1, escribir un signo más y seleccionar la celda B2. Presiona regresar y verás que el valor de la celda C1 ahora es igual a 8.

Así que esto …

… se convierte en esto:

Si cambia la fórmula en la celda C1 para que diga '=A1-B1'...

… el valor de C1 cambiará a 4.

Asimismo, si la fórmula se cambia a “=A1/B1”…

… el valor de C1 se convertirá en 3.

Y si la fórmula se cambia a “=A1*B1”…

… el valor de C1 se convertirá en 12.

Si cambia los valores de A1 o B1, los resultados de la fórmula en C1 cambiarán en consecuencia.

En los ejemplos anteriores, la hoja de cálculo asume que los tipos de datos en A1 y B1 son números. Pero a veces, las celdas contienen otros tipos de datos.

Tipos de datos

Las celdas pueden contener texto (también conocido como cadenas), porcentajes, fechas, duraciones de tiempo, moneda y más.

Imagínese si cambiamos el tipo de celda de A1 y B1 de 'número' a 'texto'. Para empezar, Excel ya no podría hacer operaciones matemáticas en esas celdas. Pero eso no significa que Excel no pueda realizar fórmulas con esas celdas. Podría, por ejemplo, aún 'agregar' A1 a B1. Usaría la misma fórmula que la anterior, pero cambiaría el + por un &. Entonces, en lugar de obtener '8', obtendrías '62'. Eso es porque Excel ahora es ' concatenando ' las celdas.

Así que esto …

… se convierte en esto:

Esto podría ser útil, por ejemplo, si tuviera números de teléfono desglosados ​​por sus componentes y quisiera agregarlos. Es posible que tenga una columna de códigos de área, una columna de intercambios y una columna de números de línea, que podría verse así:

Claramente, no queremos 'sumar' estos números. Queremos concatenarlos para crear un solo número de teléfono. Y también queremos introducir nuevos personajes en esta fórmula. Queremos formatear nuestro número de teléfono para que se vea así:

(202) 543-1001

Para hacer esto, necesitamos insertar otro texto en nuestra fórmula. Para agregar otros caracteres, los encerramos entre comillas y los resaltamos con un ampersand. Por ejemplo, en la celda D1 escribiríamos:

='('&A1&') '&B1&'-'C1 como se ve aquí:

Para extender esa fórmula hacia abajo en la columna, copie la celda D1 y péguela en las otras celdas. Excel es lo suficientemente inteligente como para cambiar automáticamente A1, B1 y C1 a A2, B2 y C2 y así sucesivamente, lo que da como resultado lo siguiente:

Otros tipos de datos que Excel puede manejar incluyen:

• fechas
• Duraciones
• Porcentajes
• Monedas
• fracciones
• Notación cientifica

Al especificar en Excel qué tipo de datos contiene una celda, puede controlar cómo se muestra la información y puede manipular adecuadamente esa información. Por ejemplo, si tiene una celda que contiene el 25/12/2011 y le dice a Excel que analice ese campo como una fecha, Excel puede mostrar el 25 de diciembre de 2011 o el 25/12/2011 o como desee.

Del mismo modo, si agrega '7' al 25 de diciembre de 2011, obtendrá el resultado esperado del 2 de enero de 2012. Pero eso sucederá solo si especifica el tipo de datos. Para hacer eso, seleccione las celdas que desea especificar, haga clic en el menú Formato y seleccione 'Celdas'. No solo podrá especificar el tipo de campo, sino que también podrá proporcionar un formato para los campos.

Separando columnas

A veces tiene una hoja de cálculo en la que se combinan los datos, pero quiere separarlos. Una situación común involucra nombres.

Imagine una columna de nombres que se vea así:

Tal vez quiera separar los nombres en dos columnas: nombre y apellido.

Para hacer eso, seleccione la columna, vaya al menú Datos y seleccione 'Texto a columnas'. (El método de proceso puede variar según su versión de Excel. Estas instrucciones son para Excel 2008 para Mac). Tendrá la opción de seleccionar un ancho fijo (es decir, una cierta cantidad de caracteres) o un delimitador específico, como como un espacio, una tabulación, una coma, un punto y coma o un delimitador de su elección. En nuestro ejemplo, seleccionaremos 'Espacio' y haremos clic en 'Finalizar'.

Entonces terminarás con lo siguiente:

Usando encabezados

Hacer un seguimiento de todas sus columnas puede ser un desafío. Para ayudar a mantenerse cuerdo, puede crear una fila de encabezado que titule cada columna. Simplemente inserte una nueva fila en la parte superior de su documento. Luego puede nombrar cada columna en esa fila de encabezado.

Sin embargo, si su hoja de cálculo tiene muchas filas, desplazarse hacia abajo significa que perderá su fila de encabezado. Para solucionar esto, puede 'bloquear' su fila de encabezado. El método es un poco intuitivo. Seleccionas la fila hermosa w la fila (o filas) del encabezado y luego vaya al menú Ventana y seleccione 'Congelar paneles'. (Tenga en cuenta que esto solo funciona en la vista 'Normal').

Ahora, cuando se desplaza por el documento, la fila del encabezado permanece en su lugar, lo que facilita saber siempre lo que está viendo:

Esto también funciona para columnas.

Ordenar y filtrar

Ahora que tiene su fila de encabezado, puede filtrar y ordenar fácilmente sus datos.

Si hace clic en una columna y selecciona uno de los botones de ordenación de la barra de herramientas, se volverá a ordenar toda la hoja de cálculo, incluida la fila del encabezado. Esto es un problema. Para ordenar los datos pero mantener la fila del encabezado, vaya al menú Datos y seleccione 'Ordenar'. Allí, tendrá la posibilidad de seleccionar su orden de clasificación. En la parte inferior de la ventana, puede informar a Excel que tiene una fila de encabezado, que el programa conservará en la primera fila.

Una forma aún más fácil requiere un paso intermedio. Vaya al menú Datos y seleccione 'Filtro' y luego 'Filtro automático'. Al hacerlo, se agregarán pequeñas flechas a las celdas del encabezado. Desde estas flechas, puede ordenar rápidamente la columna e incluso crear filtros, como se ve aquí:

Por ejemplo, al seleccionar “Filtro personalizado”, podemos filtrar la columna C (el apellido de los presidentes) para mostrar solo aquellas filas donde el apellido contiene la letra “o”. Después de hacer clic en Aceptar, verá que John Adams desaparece de la lista.

Para traerlo de vuelta, simplemente haga clic en las flechas del encabezado en esa columna y seleccione 'Mostrar todo'.

tablas dinamicas

Ahora que domina algunas de las formas básicas de manipular y organizar sus datos, exploremos brevemente una de las herramientas más poderosas de Excel: la tabla dinámica. Una tabla dinámica facilita la realización de un análisis de los datos contenidos en la hoja de cálculo.

Para este ejercicio, usaré una hoja de cálculo que enumera las contribuciones a los miembros del Congreso. A cada contribución se le asigna una categoría. Entonces, esta hoja de cálculo tiene dos columnas: 'Monto de contribución' y 'tipo de contribución':

Digamos que quiero sumar todas las contribuciones por categoría. Para hacer esto, lanzaré una tabla dinámica yendo al menú Datos y seleccionando 'Informe de tabla dinámica...'

En el cuadro de diálogo resultante, se le pedirá que identifique la fuente de los datos que desea analizar. Seleccionaremos “lista o base de datos de Microsoft Excel”. Luego se nos pedirá que identifiquemos el rango de celdas de los datos que queremos usar. De manera predeterminada, se usará toda la hoja de cálculo, pero si desea usar solo una selección de los datos, puede seleccionar la parte de la hoja de cálculo que desea usar. Nos basaremos en el valor predeterminado.

Luego, el asistente de la tabla dinámica le preguntará si desea la tabla en una hoja nueva. Puedes decir que sí. Luego termina con una tabla y una paleta flotante que se ve así:

Excel espera que arrastre y suelte las etiquetas de encabezado en la paleta flotante en la posición adecuada en la tabla.

Ahora, queremos sumar las contribuciones por categoría. Para hacer esto, arrastraremos 'tipo de contribución' a la parte más a la izquierda de la tabla, donde dice 'Soltar campos de fila aquí'. Luego colocaremos 'cantidad' en el área principal de la tabla, donde dice 'Soltar elementos de datos aquí'.

La tabla resultante suma automáticamente las cantidades por categoría. Podemos ver, por ejemplo, que había dos categorías de aportes, “gastos de honorarios” y “gastos de reunión”. Los montos totales para cada uno fueron $69,059,752.99 y $8,787,082.93 respectivamente, como se ve aquí:

Pero, tal vez no queremos totales. Tal vez queramos ver las contribuciones promedio para cada categoría. Simplemente haga clic en el ícono 'Configuración de campo' en la paleta flotante (es el que tiene la 'i' azul) y cambie el resumen a 'Promedio'.

Ahora verá que el gasto honorario promedio fue de $ 11,563.92 y el gasto promedio de la reunión fue de $ 7,149.78, como se ve aquí:

O bien, podemos contar el número de contribuciones por cada categoría. Haga clic en el icono 'Configuración de campo' nuevamente y luego seleccione 'Contar'.

Las tablas dinámicas no son intuitivas al principio, pero una vez que las dominas, se convierten en herramientas indispensables para analizar rápidamente los datos en tu hoja de cálculo.

Excel (y otros programas de hojas de cálculo) son herramientas poderosas y una parte valiosa del arsenal digital de un reportero. Aunque este tutorial no es exhaustivo, debería permitirle profundizar en la próxima hoja de cálculo que obtenga sin temor.

Esta historia es parte de un Poynter hackers/hackers serie que presenta Cómo hacer que se centran en lo que los periodistas pueden aprender de las tendencias emergentes en tecnología y las nuevas herramientas tecnológicas.