¿Nuevo en el trabajo remoto? Estas herramientas facilitarán su transición al trabajo desde casa

Shutterstock.

A medida que continúa el brote de coronavirus (incluso apareciendo en las salas de redacción ), las organizaciones piden a los empleados que trabajen desde casa cuando pueden.

Para algunos, esto puede significar descubrir lagunas en sus herramientas. Con eso en mente, hemos compilado una lista de herramientas que pueden ayudarlo a abordar las diferentes necesidades que su equipo pueda tener para mantenerse conectado y ser efectivo en el trabajo.

Es casi imposible compilar una lista exhaustiva dada la velocidad a la que se lanzan o cierran nuevos productos, pero estas son algunas de las herramientas más comunes que vemos que usan las salas de redacción. También buscamos herramientas con una incorporación y usabilidad más simples en lugar de compartir herramientas complejas que no son fáciles de adoptar. Hemos incluido información sobre los precios, pero debe consultar los sitios web de las plataformas para obtener la información más precisa, ya que puede ser diferente según el tamaño y las necesidades de su organización. Tenga en cuenta que su empresa puede tener políticas sobre qué versiones de herramientas puede usar debido a restricciones de seguridad.

Estas herramientas están organizadas por tres necesidades de herramientas comunes que la mayoría de las organizaciones comparten: comunicación, documentación y gestión de proyectos.

Recuerde que las herramientas que utiliza no deben ser más complicadas que la tarea que intenta realizar. Elija lo que funcione mejor para el flujo de trabajo y los estilos de trabajo de usted y su equipo.

Para que la comunicación cara a pantalla sea exitosa, es importante establecer una comprensión clara de las expectativas para su plataforma de comunicación.

Adopte la naturaleza asincrónica de la comunicación entre plataformas de mensajería. Organice sus conversaciones en canales o chats para que la información no se vuelva abrumadora o difícil de encontrar. Tómese el tiempo para calibrar su configuración de notificaciones para encontrar el equilibrio adecuado entre informado y sobrecargado. Utilice horarios y estados para establecer la disponibilidad.

Hangouts de Google - videoconferencia

El producto de videoconferencia de Google, Hangouts Meet, ofrece una interfaz fácil de usar para reuniones virtuales, uso compartido de pantalla y chat. Si usted o su organización ya usan G Suite, pueden usar las funciones avanzadas de nivel empresarial de G Suite de forma gratuita hasta el 1 de julio. Esto le permite grabar videos y reuniones para hasta 250 personas.

Si está completamente convencido de usar G Suite para correo electrónico (Gmail) y calendario (Google Calendar), usar Google Hangouts Meet es bastante simple. Google Calendar creará automáticamente una llamada de Meet con cada invitación de calendario que envíes, y todos los que estén en la invitación podrán acceder a la llamada. Una vez dentro de la llamada, la interfaz es sencilla para chatear y compartir pantalla. Si administra una cuenta de G Suite personal y una cuenta de G Suite de trabajo, puede ser difícil seleccionar la cuenta correcta en todo momento.

Precios
Si tiene una cuenta de Gmail, tiene la versión gratuita de Google Hangouts Meet, que le brinda 25 participantes por llamada.

Flojo - comunicación asíncrona

Slack ha sido ampliamente aceptado, amado y odiado por muchos. La funcionalidad principal gira en torno a conversaciones multicanal, uno a uno y en grupos pequeños. Sin embargo, puede mejorar su uso de Slack haciendo uso de la multitud de integraciones que pueden transmitir información entre Slack y otras plataformas que su organización también puede usar.

Puede estar en funcionamiento con un equipo de Slack en cuestión de minutos y la interfaz para el chat es razonablemente accesible para personas con experiencia en sistemas de mensajería en línea.

Precios
Slack tiene un sistema de precios escalonado. La versión gratuita incluye un historial de mensajes limitado e integraciones limitadas.

Zoom - videoconferencia

Zoom incluye videoconferencia, uso compartido de pantalla, chat y grabación de video en la suscripción de nivel básico. La interfaz bastante intuitiva hace que sea relativamente fácil para los participantes navegar una vez que están en la sesión.

Configurar una cuenta es rápido, pero debe tomarse unos minutos para familiarizarse con los controles para iniciar una reunión y saber dónde está todo cuando lo necesite. Los controles dentro de la interfaz de videollamadas son bastante sencillos y la mayoría de los usuarios podrán ver cómo acceder al chat o compartir pantallas si es necesario. Los niveles de suscripción más altos le brindarán más herramientas, como salas de reuniones, que pueden ser útiles si está coordinando una conversación con un grupo más grande de personas.

Precios
Zoom tiene un sistema de precios escalonado. La versión gratuita permite a los usuarios alojar hasta 100 participantes, tiene reuniones individuales ilimitadas, un límite de 40 minutos en reuniones grupales y una cantidad ilimitada de reuniones generales.

Skype - videoconferencia

Skype es otra opción para alojar videoconferencias o audioconferencias con hasta 50 personas. También puedes usar Skype para llamar a personas que no están en la plataforma. Skype facilita el uso compartido de archivos durante llamadas, uso compartido de pantalla y mensajería. Una de las grandes diferencias entre Skype y Zoom es que en Skype puede administrar un libro de contactos e iniciar llamadas con otras personas, en lugar de invitar a personas a su sala de reuniones o programar una videoconferencia como lo haría en Zoom. Skype funciona más como una experiencia telefónica tradicional, mientras que Zoom funciona más como una sala de reuniones virtual.

Esta plataforma ha existido por un tiempo y ha sufrido una buena cantidad de cambios a lo largo de los años. Si ha pasado un tiempo desde que lo usó, es posible que se sorprenda al encontrar algunas cosas nuevas. La interfaz es bastante navegable para cualquier persona con experiencia en mensajería en línea.

Precios
Microsoft ofrece varias versiones de Skype como producto. El precio depende principalmente de su uso de llamadas.

Grupo de WhatsApp – mensajería y llamadas seguras

WhatsApp proporciona llamadas basadas en Internet y mensajería cifrada de extremo a extremo. La aplicación te permite crear y enviar mensajes a diferentes grupos. Originalmente era una aplicación móvil, pero ahora está disponible una versión de escritorio.

WhatsApp organiza la interfaz por chats y llamadas. Los chats mostrarán una lista de sus grupos. Son solo un par de toques para ingresar a una interfaz de grupo, crear una nueva o enviar un mensaje a un contacto. También puede establecer un estado actual para ayudar a su equipo a saber cuándo está disponible.

Precios
WhatsApp es completamente gratis.

Lo más probable es que ya tenga un depósito de documentación existente, un sistema para rastrear información a la que todos necesitan acceder. Si no lo hace, esta es una oportunidad para crear uno.

Incluso cuando está de regreso en la oficina, es valioso tener un lugar confiable para obtener información cuando las personas tienen preguntas. Almacene las prácticas de su equipo, presentaciones de proyectos, retrospectivas, notas de reuniones y lluvia de ideas en un lugar predecible, y todos en su organización se beneficiarán, remotos o no. Estas herramientas lo ayudarán a poner en orden su documentación.

Documentos de Google – procesamiento de textos, documentos, hojas de cálculo

Google Docs a menudo se considera Microsoft Word, pero en Internet. Si bien se modela a sí mismo en un procesador de textos, realmente se ha convertido en mucho más que un clon de Word. Ahora se ha convertido en la herramienta de documentos digitales de facto. En esencia, su funcionalidad es bastante simple y debería ser familiar para cualquiera que haya usado un procesador de textos. Sin embargo, debido a su conexión con toda la línea de productos de Google Drive, incluidas Hojas de cálculo de Google y Presentaciones de Google, Google Docs puede importar datos, gráficos y tablas de esos productos. También puede ejecutar scripts personalizados.

Si ha utilizado un procesador de textos, no debería tener problemas para comenzar a crear un documento en Google Docs. Organizar esos documentos puede ser un poco más complicado. Los Documentos de Google son parte de Google Drive, donde puede organizar Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de diferentes maneras. Terminas creando tu propio sistema de archivos en tu Google Drive, no muy diferente del sistema de archivos de tu computadora. Al igual que otros productos de Google, si mantiene una cuenta de G Suite personal y una cuenta de G Suite de trabajo, administrar qué cuenta está usando en un momento dado puede ser un desafío.

Precios
Gratis para todos los usuarios de G Suite.

Cola – documentación y gestión de proyectos

Coda es un sistema de documentación que tiene como objetivo reunir múltiples hilos. El valor único de Coda es la capacidad de tener diferentes tipos de archivos en un espacio. Sus diapositivas, hojas de cálculo y tablas pueden vivir dentro del mismo documento, en lugar de tener que moverse entre diferentes productos. Esto es más útil si tiene diferentes recursos que necesita reunir mientras trabaja en un proyecto.

Debido a que hay muchas cosas diferentes que puede hacer y muchas integraciones diferentes para aprovechar, es útil echar un vistazo a la galería de plantillas de Coda para tener una idea de lo que es posible. Esto es especialmente importante si encuentra un lienzo en blanco abrumador y no está seguro de cómo organizar su trabajo.

Precios
Coda ofrece un sistema de planes escalonados. La versión gratuita incluye editores y Doc Makers ilimitados, lectores ilimitados, tamaño de documento limitado, cuotas bajas de automatización, integraciones limitadas (aunque no son herramientas comunes que probablemente necesite), un historial de versiones de 7 días, colaboración en tiempo real, carpetas ilimitadas y apoyo comunitario.

Noción – documentación y gestión de proyectos

Notion es un recién llegado a menudo visto como un competidor de Google Docs. Realmente, intenta fusionar herramientas tan diversas como Evernote, Trello y Airtable en una sola. Notion le permite crear y organizar documentos que pueden hacer mucho más que procesar palabras. Los documentos en Notion pueden incluir listas de tareas, calendarios, bases de datos y más. Si necesita un lugar para organizar documentos y administrar tareas que surgen de esos documentos, Notion puede ser una solución integral para esos problemas.

La idea de Notion sobre las páginas y la organización puede resultar confusa al principio. Debe tener una visión clara de qué documentos desea almacenar en Notion antes de sumergirse. Puede resolver muchos problemas diferentes, así que descubra su caso de uso particular antes de sentirse abrumado.

Precios
Notion tiene un sistema de planes escalonados. La versión gratuita ofrece miembros e invitados ilimitados, 1000 'bloques' (efectivamente, secciones de contenido) y 5 MB de almacenamiento de archivos.

Evernote – documentación

Evernote tiene una larga historia como aplicación para tomar notas personales. Ha permitido durante mucho tiempo que las personas escriban notas, recopilen información de la web y organicen la información con un sólido sistema de etiquetado y categorización, lo que la convierte en una herramienta de investigación popular. Es posible que algunos no sepan que Evernote también tiene funciones de colaboración, por un precio. El plan de negocios de Evernote tiene una función llamada Espacios, que recopila notas y documentos del equipo en un formato similar al de Drive.

Evernote se puede usar de manera muy simple como un lugar para escribir notas. Pero tiene capas y capas de características que pueden hacer frente a los usuarios avanzados más poderosos. Su recortador web le permite guardar páginas web y archivos PDF desde la web y almacenarlos en su cuenta de Evernote. Puede usar el etiquetado y la búsqueda para filtrar sus notas de infinitas maneras.

Precios
Evernote tiene un sistema de planes escalonados. La versión gratuita incluye capacidades completas para tomar notas, así como etiquetado y búsqueda, sin compartir notas.

Las herramientas para la gestión de proyectos abarcan toda la gama, desde plataformas simples que gestionan un componente hasta productos a gran escala que abordan una amplia gama de funcionalidades que pueden ser necesarias en una organización.

Trello - gestión de proyectos

Trello es un práctico sistema visual para organizar el trabajo a realizar con tarjetas y listas. Puede crear un flujo de trabajo que funcione mejor para su equipo, en el que los elementos se pueden mover rápida y fácilmente según su estado. Trello también ha introducido reglas e integraciones que pueden ayudar a mantener la estructura organizativa manejable. Trello también tiene plantillas en caso de que necesite algunas ideas sobre cómo puede hacer el mejor uso de su funcionalidad.

La interfaz de usuario es razonablemente sencilla y no abrumadora como pueden ser algunas plataformas de gestión de proyectos. Trello hace menos que otras plataformas, pero eso puede ser algo bueno, ya que hace bien lo que se propone hacer y sin el desorden de demasiada funcionalidad.

Precios
Trello tiene un sistema de planes escalonados. La versión gratuita incluye tableros personales ilimitados, tarjetas ilimitadas, listas ilimitadas, un límite de carga de archivos de 100 MB, 10 tableros de equipo y automatización limitada.

Mesa de aire – gestión y organización de datos

La mejor manera de pensar en Airtable es como una hoja de cálculo con superpoderes. Con Airtable, puede organizar los datos en un formato tabular familiar, pero luego puede transformarse en tableros kanban, calendarios y galerías visuales similares a Trello. Puede configurar formularios personalizados que alimentarán la entrada del usuario en su base de datos de Airtable. Para los usuarios profesionales, Airtable tiene 'Bloques', que agregan funciones de complemento adicionales a las tablas, como geocodificación, gráficos e incluso una forma de diseñar páginas web basadas en los datos de su tabla.

Airtable usa un lenguaje único para describir su funcionalidad. Lo que comúnmente podría pensar como una hoja de cálculo o una base de datos se llama 'Base'. Tiene “Bloques” (para usuarios pro) que incorporan tecnologías de complemento a sus Bases. Una vez que supera la jerga, Airtable es una herramienta de hoja de cálculo muy flexible que le brinda un poder útil sobre una hoja de Google.

Precios
Airtable tiene un sistema de planes escalonados. La versión gratuita incluye bases ilimitadas, 1200 registros por base, 2 GB de espacio para archivos adjuntos por base y dos semanas de historial de revisión.

Rango - gestión de proyectos

Range aborda el trabajo de saber quién está haciendo qué y dónde están los equipos en términos de objetivos. Range facilita la planificación de tareas individuales y los registros de equipo con horarios y se beneficia de una amplia gama de integraciones con las aplicaciones que probablemente usará, como Slack, Google Drive, Calendar, Trello y Github.

Tiene una interfaz de usuario amigable y el proceso de incorporación lo guía a través de cómo usarlo. Los consejos y ejemplos están disponibles en todas las vistas hasta que los descarte.

Precios
El rango es gratuito para equipos de hasta 10 personas. Son $ 14 por mes por cada compañero de equipo adicional.

lunes – documentación y gestión de proyectos

Monday es un sistema organizado por la junta para administrar proyectos y flujos de trabajo. Las integraciones se conectan a aplicaciones que quizás ya estés usando. Diferentes vistas, como la carga de trabajo y los cronogramas, presentan el estado del trabajo de manera útil, lo que facilita evaluar qué se está haciendo y cuándo. La funcionalidad se puede automatizar con rutinas de automatización sin código que pueden agilizar las tareas.

El sitio ofrece una gran cantidad de funciones, pero el proceso de incorporación de nuevas cuentas hace un trabajo decente al guiarlo a través del proceso de configuración de un nuevo tablero. Hay mucho disponible en la interfaz, por lo que puede llevar un poco de tiempo darse cuenta de qué funcionalidad está disponible.

Precios
Monday tiene un sistema de planes escalonados, en el que el precio se basa en la cantidad de usuarios. El plan básico, que cuesta $ 39 para cinco usuarios por mes, ofrece tableros ilimitados, 20 tipos de columnas, una vista Kanban, formularios integrados, 5 GB de almacenamiento y un registro de actividad de una semana.

Los dos últimos elementos de esta lista son plataformas de gestión de proyectos bastante sólidas que pueden ser más de lo que está buscando si solo está tratando de abordar las brechas provisionales en su flujo de trabajo. Sin embargo, si está listo para evaluar plataformas de gestión de proyectos más intensivas, estas son opciones todo en uno para su consideración.

ásana – Documentación todo en uno, gestión de proyectos y plataforma de comunicación.

Asana es una plataforma de gestión de proyectos a gran escala que puede abordar una variedad de aplicaciones en marketing, ventas, operaciones, productos y diferentes necesidades de gestión de flujos de trabajo. Es difícil describir sucintamente toda su funcionalidad, ya que Asana aborda múltiples espacios de gestión de proyectos. Abarca gran parte de la funcionalidad de una combinación de los productos anteriores, incluida la comunicación, la gestión de tareas, los cronogramas, el flujo de trabajo del proyecto y más.

Precios
Asana tiene un sistema de planes escalonados. La versión gratuita incluye gestión de tareas; vistas de lista, tablero y calendario; cesionarios y fechas de vencimiento; hasta 15 compañeros de equipo e integraciones de aplicaciones.

Campamento base – Documentación todo en uno, gestión de proyectos y plataforma de comunicación.

Basecamp, creado por una empresa que ha sido pionera en el trabajo remoto desde antes de que fuera genial, promete resolver todas sus principales necesidades de herramientas en una solución integral. En Basecamp, creas proyectos. Dentro de los proyectos, puede crear listas de tareas pendientes, asignar tareas, enviar anuncios a los miembros del equipo, programar reuniones, compartir documentos e iniciar chats grupales. Con todo eso, Basecamp teóricamente podría tomar el lugar de Google Docs, Slack, Dropbox, Trello y Asana.

Basecamp enfatiza fuertemente la naturaleza asincrónica del trabajo remoto. Si está buscando una solución que le permita trabajar con personas en diferentes horarios, en diferentes lugares, con diferentes capacidades de comunicación remota, Basecamp es una solución particularmente interesante.

Adquirir un producto como Basecamp significa aceptar toda su filosofía de gestión de productos. Realmente funciona para algunas personas y apaga a otras. Pero si está listo para una solución integral, tomarse el tiempo para aprender Basecamp le enseñará mucho sobre lo que funciona para su organización y lo que no.

Precios
$99 por mes para usuarios y proyectos ilimitados.

Tyler Fisher es el subdirector de tecnología de Catalizador de noticias . Se le puede contactar en tyler@newscatalyst.org y en Twitter en @tylrfishr .

Heather Bryant es subdirectora de productos en Catalizador de noticias . Puede comunicarse con ella en heather@newscatalyst.org y en Twitter en @hbcompass .

News Catalyst ayuda a las organizaciones de noticias a transformarse en negocios digitales sostenibles.