9 formas de hacer que tus comentarios sean más efectivos

No se trata solo de dar retroalimentación, es cómo das la retroalimentación. (Foto de Flickr de Greg Anderson Photography)

Eso es algo bueno, porque la retroalimentación es lo que más necesita su personal de ellos. Positiva o negativa, la retroalimentación es el combustible que todos necesitamos para mejorar nuestro trabajo.

Pero como ocurre con tantas resoluciones valiosas, el secreto del éxito radica en la ejecución.

Un colega me contó recientemente una historia sobre cómo enviar comentarios a alguien que resultó no ser receptivo. La reunión no salió bien. Eso me hizo pensar en cuántos factores pueden influir en la forma en que se escuchan y responden nuestros comentarios, y cuántos de esos factores podemos controlar.

¿Cómo puede asegurarse de entregar sus comentarios de una manera que ayude a garantizar que se reciban y se actúe en consecuencia?

Aquí hay nueve ideas para aumentar las posibilidades de que sus comentarios se reciban como usted desea: Comentarios que pueden ayudar a un miembro del personal a hacer un mejor trabajo. Elija algunos y pruébelos:

1. Comprométete a prestar atención de verdad. Para que sus comentarios sean útiles, deben ser específicos y sustantivos. “La historia no funcionó para mí”, no le da al escritor mucho con qué trabajar. Mejor sería: 'Me pregunto si podrías haber acelerado el ritmo de la historia si usas una o dos cláusulas dependientes menos'.

   Para ofrecer ese nivel de retroalimentación, debe leer la historia (o ver el video o estudiar el gráfico) y luego pensar en por qué funcionó o se quedó corto. Eso requiere que se comprometa con su tiempo y atención, pero aumenta las posibilidades de que su aporte sea bienvenido y se actúe en consecuencia.

2. Haga una rutina de retroalimentación. Esta es de sentido común: cuanto más a menudo me ofrezca retroalimentación, más se vuelve parte de la forma en que hacemos negocios, y es más probable que responda positivamente.

   En las oficinas donde los comentarios del jefe equivalen a un 'evento', la respuesta del empleado bien podría ser defensiva o confusa, lo que reduce la probabilidad de que resulte algo positivo.

   En cambio, así es como debería ser nuestro día de trabajo ideal:
   Usted y su miembro del personal colaboran en el trabajo y luego hablan sobre cómo les fue. ¿Por qué hablar? Con el fin de hacer un trabajo aún mejor mañana.

3. Concéntrate en una cosa. Si va a ofrecer retroalimentación a las personas de manera rutinaria, ciertamente no puede hacer que cada conversación sea una crítica larga y profunda. Es mejor que te concentres en un solo elemento de su trabajo: un grafismo borroso, excelente iluminación, una entrevista reveladora. Sea lo más específico posible en su observación y siempre señale hacia adelante: ¿qué podemos intentar la próxima vez?
4. Enmarque bien sus comentarios. Un colega me dijo que su jefe siempre le presentaba sus comentarios de una manera que la ayudaba a escucharlos como constructivos. Piense en lo diferente que es cada uno de sus empleados. Uno es autocrítico, otro es inseguro, otro tiene algunos puntos ciegos. Dada la misma retroalimentación, cada uno la escuchará de manera diferente, y eso requiere que piense en la mejor manera de personalizar su aporte para cada miembro del personal. ¿Cómo sabes cómo hacer eso? Bien…
5. Trabaja en toda la relación. Saber cómo enmarcar la retroalimentación para un empleado individual requiere que realmente conocer al empleado. Lo que nos lleva a otro punto de sentido común: cuanto más sólidas sean sus relaciones con su personal, más probable es que sus comentarios sean recibidos con confianza y franqueza. Después de todo, si su relación es sólida, habrá demostrado en todo tipo de formas (sus asignaciones, su defensa y su interés en sus objetivos personales) que está trabajando en su nombre. Una vez que existe ese vínculo de confianza, es mucho más probable que sus comentarios sean bienvenidos y aceptados.
6. Hacer una pregunta. La retroalimentación no tiene que ser una serie de declaraciones. Cuando te gusta la forma en que alguien hizo algo, ¿por qué no preguntar por qué lo hizo de esa manera? Mi amiga, Jill Geisler, señala que obtienes varios beneficios de esta táctica: el miembro del personal sabe que te gusta el trabajo y ayudas al miembro del personal a pensar qué hizo que su enfoque tuviera éxito. Cuanto más piense el miembro del personal en eso, más probable es que lo replique. Misión cumplida.
7. Equilibra lo positivo y lo negativo. En algunas salas de redacción, los miembros del personal se quejan de que la única vez que reciben comentarios es cuando los elogian y (siendo los escépticos que son los periodistas) llegan a no creerlo. Pero el remedio para eso no tiene que ser buscar activamente algo crítico para decirles a todos. Si alguien hace un buen trabajo, identifique las áreas en las que puede mejorar aún más, los nuevos enfoques que podría probar, las formas en las que puede expandirse. Porque todos podemos. Y el equilibrio que logre con sus sugerencias puede ayudar a que sus elogios ganen credibilidad.
8. De vez en cuando, profundice. Su retroalimentación rutinaria del día a día generalmente involucrará el trabajo que el miembro del personal hizo ayer u hoy. De vez en cuando, sin embargo, es inteligente retirar la lente y hablar con el personal sobre su trabajo en general. ¿Cómo va el ritmo? ¿Cómo nos estamos desempeñando contra esos objetivos de las redes sociales? ¿Qué tan exitosa es nuestra narración multimedia? La combinación de comentarios constructivos diarios y comentarios perspicaces y ocasionales hará que esas revisiones anuales sean mucho más fáciles de hacer y mucho más valiosas.
9. Y de vez en cuando, hacer un recuerdo. Mi amigo, Gregory Favre, aconseja a los gerentes que “escriban elogios y critiquen”. Sabio consejo.

   Piénselo: ¿cuántos de ustedes tienen una nota de cortesía de un jefe escondida en un archivo en algún lugar? La mayoría de nosotros lo hacemos. Te recuerdan momentos en los que te sentiste realizado y apreciado. Por otro lado, pocas veces me he sentido más desanimado que cuando recibí una nota de un jefe criticando mi desempeño. El mismo sentido de permanencia que me impulsa a mantener esa nota de elogio hace que la crítica sea particularmente punzante, como si la redención fuera poco probable. Por lo general, el jefe no tiene esa intención; pero eso es lo que experimento.

   Hablar de la crítica aumenta la posibilidad de que escuche claramente el mensaje y tenga la oportunidad de hablar sobre él. Así que de vez en cuando, escribe las cosas buenas. Pero si el mensaje es crítico, hable de ello.

Y he aquí una última sugerencia. Después de compartir comentarios con un miembro del personal, invítelo a que le dé algunos a cambio. '¿Cómo estoy por ti?' es una gran pregunta para hacerle a las personas con las que realmente está colaborando. Recuerda nuestra jornada laboral ideal:

Colaboramos en el trabajo y luego hablamos sobre cómo fue, para que podamos hacer un mejor trabajo mañana. Nosotros dos.